#15: KI Revolution im Workflow: Wie Automatisierungen wöchentlich Zeit sparen.

0:00 Agenten werden unsere Arbeit und unsere Wirtschaft revolutionieren in den nächsten Jahren. Um überhaupt die Automatisierung bauen zu können, brauchst du aber erstmal eine

0:08 Prozessbeschreibung. Der erste Schritt hat überhaupt gar nichts mit KI zu tun, wie ihr das automatisieren könnt und fangt einfach an. Ich würde mich einfach hinsetzen, überlegen, welche Aufgaben

0:18 habe ich eigentlich so täglich und welche Aufgaben nerven mich davon am meisten. Erste Schritt ist ein klassisches Oldschool Whiteboard mit einem Stift. Keine Angst, auch wenn sich das alles

0:30 ultra komplex und schwierig anhört. [Musik] Willkommen zur Episode 15 des Cointelligence Podcast, eurem KI Lern Podcast mit Moritz Heininger und mir Benjamin Wüstenhagen. Heute geht's um

0:49 Automatisierungen. ein mega spannendes Thema, weil wir heute so ein bisschen viele Sachen zusammen führen, die wir vorher einzeln betrachtet haben. Wir haben uns Bildgenerierung angeschaut, wir haben

1:01 uns Textgenerierung angeschaut, Prompting, Prompting und das ganze war bisher bisschen Stückelwerk. Ist natürlich schon mal sehr cool, was ich alles machen kann mit den ganzen Tools,

1:10 aber ich gebe immer sonst irgendwas in Tool ein, bekomme Ergebnis und copypaste das dann, ne? Z.B. Ich will eine E-Mail besser geschrieben haben, dann copy paste ich den Chat GBT und sag, schreib

1:21 mir die E-Mail besser besser, ich bekomme Ergebnis. Kopier das Ergebnis raus, fügt es wieder in der E-Mail ein. Ist schon mal sehr cool, ist schon mal viel cooler als was ich alles machen

1:30 konnte, bevor es KI gab. Aber wenn ich dieses Copy pasasten und diese manuellen Steps nicht machen würde, dann würde ich viel Zeit erschwaren und ähm die ganzen nervigen Routineaufgaben kann ich mir

1:42 vielleicht von dem System abnehmen lassen. Also eine Art Mikroautomation gegen eine Makroautomation. Ja, stimmt. Mikro in den Tools und Makro quasi mit verschiedenen

1:54 Stößen und Schritten sozusagen, die im Prinzip irgendwo ein Prozess abbilden. Vielleicht mal ein Beispiel. Bei Snipkey veröffentlichen wir jeden Tag ein neues Tutorial Video, 10 bis 15 Minuten KI

2:05 Video. Das Video nehmen wir als Mensch auf, schneiden es und haben dann das fertige Video. Dieses Video muss jetzt irgendwie auf unsere Webseite und auf der Webseite muss nicht nur irgendwie

2:14 ein Video sein, sondern da muss ein Titel sein, da muss eine Kurzbeschreibung drauf, da muss eine Schritt für Schritt Anleitung, da muss ein Thumbnail, also ein Bild, was zu dem

2:23 Video passt, oben drauf. Und dieser Prozess hat uns jeden Tag ähm bzw. unseren Werkstündenten Jannek 45 Minuten gekostet und es ist halt auch kein spannender Task sowas durchzuführen, ne?

2:35 Immer hier und da und natürlich kann ich das alles manuell machen, aber heute ist es so, wir nehmen dieses Video, laden es auf dem Server hoch, dann passiert die

2:45 Automatisierung. Zuerst wird das Video genommen und wird transkribiert, also Word für Word. Dann wird automatisch dieses Trendscript genommen und an HI gegeben, die dann versteht, um was es in

2:55 diesem Video geht, die mit diesem Verständnis die einzelnen Textelemente auf der Webseite erstellt, diese einzelnen Textelemente auf die Webseite hochlädt als Draft, auf Basis des

3:09 Kontextverständnis ein Prompt erstellt für eine Bild KI. an die Bild KI diesen Prompt Checkt fünf Beispielbilder erstellen lässt, ein Bild nimmt auf die Webseite packt und dann wenn alles

3:20 fertig ist mit dem vier anderen Bildern eine Slack Nachricht bei uns in unseren Teamslack reinzuschicken, sagen: "Okay, der Draft der Webseite ist fertig, schaut euch den bitte an."

3:30 Und das passiert voll automatisiert. Das heißt, wir haben verschiedene Schritte und Tools, die wir miteinander verbinden und verschiedene KI Schritte zwischendrin, die aber komplett klar

3:41 definiert sind, weil der Prozess jedes Mal der gleiche ist. Ja, hab ähnliches ein ähnlichen Uscase vor kurzem ähnlichen Fall, wie sagt man das auf Deutsch? Uscase ein ähnlichen

3:52 Anwendungsfall. Auch eine Werkstudentin Paulina hatte die Aufgabe ä Umfrage zu erstellen, um zu schauen, welche Kurse oder mit welcher Intention kommen ähm Nutzer auf unsere Webseite und welche

4:04 Kurse passen zu ihden. Das heißt, wir haben in Typeform die Umfrage erstellt, hatten eine Matching Tabelle in Google Sheets, nutzen Make, um die beiden Sachen zu verbinden und haben dann

4:15 hinten ein GPT, was wiederum die Antwort generiert aus der Matching Tabelle. Also lalalala, was willst du erreichen, wo kommst du her? Was hast du vorher gemacht? 1000 Fragen, die werden

4:25 zusammengematcht und dann gibt's Kurse, die dir empfohlen werden und dann bekommst du sozusagen gesagt, welcher Kurs passt mit dem GPT, wo das jedes Mal neu auf den jeweiligen Menschen

4:34 angepasst wird. Auch da verschiedene Tool zusammengeklebt, noch nicht ganz so umfangreich wie bei euch, aber Grüße gehen raus an Lukas, der KI Toaster. Wende dich an Moritz.

4:47 Ja, und das hört sich alles super komplex an, ne? Wenn man sowas noch nie gemacht, da denkt man, okay, was ist das für eine Magic und was sind das für Zauberer und äh was sind das für Tackis?

4:55 Und äh das coole ist, man muss gar kein Tacky dafür sein. Also weder du noch ich können in irgendeiner Art und Weise programmieren und es gibt dafür mittlerweile sehr gute sogenannte No

5:06 Code Tools oder No Code, also tatsächlich Make.com ist eins davon, was wir sehr regelmäßig nutzen. Es gibt sonst noch Zapia, das ist weitere weiteres Tool, was auch sehr sehr stark

5:19 ist. Die geben sich eigentlich nicht so viel. So ein bisschen die Frage, was man für eine Präferenz für die Oberfläche hat. Ich finde make.com bisschen leichter, wenn man sich das erste Mal

5:27 mit dem Thema auseinandersetzt als Sapia, aber da ist so bisschen da hat jeder so seine seine eigene Meinung und es gibt ein Tool, das nennt sich N8N, das kommt hier aus Berlin. Ähm, das

5:38 schauen wir uns auch nächste Woche noch mal an, weil N8N relativ oder sehr stark ist bei dem ganzen Agenten Thema und vielleicht nicht Geheimagenten, nicht Geheimagenten, sondern KI-Agenten und

5:50 ähm vielleicht können wir da mal ganz kurz auf das Thema Agenten eingehen, weil Agenten sind sehr sehr hyped und Agenten werden unsere Arbeit und unsere Wirtschaft revolutionieren in den

6:02 nächsten Jahren. Für ganz viele Anwendungsfälle brauche ich aber gar keine KI Agenten. Für ganz viele Anwendungsfälle brauche ich einfach nur eine Automatisierung, die eventuell

6:13 gewisse KI Integrationen hat. Das, was ich gerade erwähnt habe oder auch deinflow ist eine Automatisierung mit KI Elementen. Es ist kein Agent. Wenn ihr auf LinkedIn unterwegs seid, wird euch

6:24 heutzutage alles als KI Agent verkauft, obwohl eigentlich im Hintergrund nur Automatisierung stehen oder sind unsere Bubbles? kann auch sein. Vielleicht sind auch nur unsere Bubbles. Genau. Also

6:33 alle irgendwie Orcs. Hier oben ist der Mensch unten drunter sind nur KI Agenten und das funktioniert alles komplett automatisiert und autonom. Ist in 99% der Fälle kompletter Bullshit und auch

6:44 in 99% der Fälle absolut unnötig. Ja. Ja. Um überhaupt die Automatisierung bauen zu können, brauchst du aber erstmal eine Prozessbeschreibung. Da fängt's bei den meisten Unternehmen,

6:56 glaube ich, schon an, ne? Also, du hast recht. Prozessbeschreibung überhaupt erstmal klar strukturierte Prozesse zu haben und die einfach mal niederzuschreiben ist sehr wichtig. Und

7:07 äh daran scheitert so oft die meisten Unternehmen und Leute denken sich, ich nehme jetzt die KI und die KI löst alle meine Probleme. Wenn meine Prozesse und meine Strukturen aber vorher schon

7:18 Schrott waren, kann die KI meine Probleme nicht lösen. Ja, also kann sie noch komplizierter machen. Kann im Zweifel noch ein bisschen komplizierter machen. Genau. Also ich muss im ersten

7:28 Schritt einfach mal hinsetzen, überlegen, was ist denn der Prozess, den ich heute befolge? Was sind denn die Schritte, die ich immer wieder mache und ergeben die überhaupt Sinn? Weil

7:36 vielleicht muss ich erst überhaupt mein kompletten Prozess umstellen und merke, dass ich einen kompletten Quatsch überhaupt fabriziere manuell heute mit Menschen und gerade in Teamensituationen

7:46 ist dann auch spannend die einzelnen Prozesse der der Menschen im Team runterzumappen und zu gucken, brauche es die, kann ich vielleicht die Prozesse auch zusammenlegen, kann ich auch

7:55 zwischen verschiedenen Teams Prozesse zusammenlegen. Äh wenn ich das einmal mapp, komme ich vielleicht zu Themen, die auch so schon Sinn machen würden, aber mit Automatisierung und KI als

8:06 Kirsche oben drauf eben am meisten sehr gut. Genau, der erste Schritt hat überhaupt gar nichts mit KI zu tun. Der erste Schritt ist ein klassisches Oldscho whiteboard mit einem Stift, wo

8:17 ich wirklich einfach mal mein Prozess sauber aufschreibe oder wenn ich modern bin, kann ich es auch in Myo machen, aber manchmal hilft einfach sich einmal in Raum einzuschließen mit seinem Team

8:29 und die Prozesse zu mappen, dann zu optimieren und dann quasi das ganze mit Makotcom oder Sapia oder im N8N nachzubauen. Das denn eigentlich die Schritte, die jeder machen sollte, bevor er irgendwie

8:43 an Automatisierung denkt oder im Zweifel auch schon vielleicht ein Tool zu nehmen, was diesen Prozess auch schon im Prinzip nachbauen kann oder schon integriert hat. Also oftmals sind ja SAS Tools,

8:55 na ja, hart gesagt nichts anderes als schöne Rapper um solche Prozesse, die ich mir irgendwie sonst selber bauen kann. Ja, und ich einfach auch viele SAR Tours vielleicht auch ersetzen kann äh

9:05 mit selbstgemachten Prozessschritten, die ich dann automatisere. und dann aber genau für meinen Anwendungsfall und für meinen Unternehmen und für meine Spezifika

9:15 automatisieren kann. Ja, Thema SAR Tools kommen wir auch noch mal in einer zukünftigen Folgen drauf. Wie kann ich eigentlich meine eigenen SARS Tools Stichwort Vibecoden? Ja, ähm auch sehr

9:25 cool. Anderes spannendes Thema. Kommen wir noch dazu. Vielleicht können wir noch mal überlegen, für was ergeben Automatisierung eigentlich Sinn oder in welchem Bereich ergeben Automatisierung

9:37 eigentlich Sinn? Ich glaube immer dann, also ich finde es gut, wenn ich ein Team in, also wenn ich irgendwas habe, vorne Input habe, irgendwas passieren muss, äh

9:45 und da gibt's ein Output und dazwischen gibt's Information an das Team. Viele von euch arbeiten wahrscheinlich mit Teams oder mit Slack. Ich persönlich bin eher ein Slack Fan, lange Diskussion.

9:58 Äh, sprich, ich kann, wenn ich vorne definieren kann, was sind die verschiedene Inputs, was muss passieren, damit äh damit dieser Prozess getriggert wird, kann ich dann immer entweder über

10:08 Teams oder über Slack gehen, damit ich die Menschen informiere und ähnlich wie ihr das macht, äh einmal sagen kann: "Hey, das neue Video ist online, die neue äh Landing Page steht, schau noch

10:19 mal drüber, ob das alles passt." Ja. Äh und dann geht's live. Ansonsten, wenn du fragst, was kann ich alles dafür? Was kann ich alles automatisieren? Im Prinzip alles, wo normalerweise ich als

10:31 Mensch das mehr als zwei oder dreimal mache. Genau. Content, Research, Vertrieb, Kommunikation, Analysen, alles mögliche kann ich automatisieren. Alles was ich irgendwie regelmäßig mache, wo

10:44 ich denke, okay, ich mache immer wieder die gleiche Aufgabe, da sollte ich drüber nachdenken, das Ganze eben zu automatisieren, weil ganz ehrlich, wenn ich immer wieder die gleiche Aufgabe

10:53 mache, ist das was, was mir sowieso keinen Spaß macht. Die Zeit kann ich besser verwenden und ähm ja, ich würde mich einfach hinsetzen, überlegen, welche Aufgaben habe ich eigentlich so

11:03 täglich und welche Aufgaben nerven mich davon am meisten, weil sie repetitiv sind und dann eben diesen Prozess zu mappen, aufzuzeichnen und dann eben so ein Tool zu nehmen wie Make oder Sapia,

11:14 um das Ganze nachzubauen. Vielleicht noch mal für die, die Sapia oder Make nicht kennen, das sind eigentlich so die Schnittstellentols, die andere Werkzeuge miteinander

11:24 verbinden. Ja, das heißt, wenn ich als Beispiel ähm ein einen Social Media Post ähm erstellen möchte, dann kann ich eine Idee in Tool wie Notion schreiben, kann

11:37 dann Make oder SP hier nutzen, um diese Idee von Notion zu nehmen, ähm and ein LM zu schicken, daraus ein Social Media Post zu machen, das ganze wiederum an Software zu schicken, die das die das äh

11:48 terminiert, z.B. Buffer ähm und dann auch noch eine Nachricht zu schicken an Teams oder Slack. Hey, übrigens der neue Social Media Post ist online und kann dann sogar weitergehen und sagen: "Hey,

11:59 in Buffer bekomme ich Statistiken da drüber, die kann ich mir wieder rausziehen und beispielsweise in Excel oder in Google Sheets ähm exportieren, um dann einmal in der Woche

12:09 raufzuschauen, wie haben die Post eigentlich performt?" Top dann im Prinzip so ein End Prozess von der Erstellung ähm bis zum Reporting. Also ich habe die Möglichkeiten sind

12:21 unendlich. Ein kleiner Punkt noch, den wir noch erwähnen können und zwar zurückgreifend auf die Episode, als wir über GPTs gesprochen haben. Ja, ich kann nämlich ein GPT

12:32 über ein Make Workflow oder auch ein Sapia Workflow, also über ein Webhook mit der externen Welt verbinden. So kann ich und ich meine das Beispiel hatten wir gebracht in der Folge, wenn ich ein

12:44 SEO GPT baue und dem genug Kontext unternehmen. Genau, dass sie Blogpost geschrieben werden, die gewisse Keywords beinhalten, kann ich dem GPT natürlich mein ganzen Company Background geben und

12:55 kann ihm sagen, ja, guck mal irgendwie das gut Keywords drin sind. Ich kann jetzt aber über so ein ähm so ein Makeworkflow dieses GPT mit Data for SEO, das so ein externer Provider

13:06 verbinden, so dass er sich quasi Informationen von diesem externen Datenprovider zieht und in der Antwort dann eben verwendet und so quasi auf externes Wissen über eine Make

13:18 Integration sozusagen zugreift. Hattest du gerade Webhooks angesprochen, ist natürlich ein sehr gutes Beispiel und auch überall verwendbar. Es gibt jetzt seit kurzer Zeit ein neues Protokoll,

13:30 ist MCP Protokoll. Lass uns da noch mal in der Agenten Episode drauf eingehen. Das so so vielleicht ein bisschen das, was am Anfang im im Internet erfunden wurde, das HTTP Protokoll. Ja, nur für

13:44 Ergenten. Genau, das gibt es auch für Ergenten. Ja, ein letztes Beispiel vielleicht noch, um das noch ein bisschen an anschaulicher zu machen, wie so eine Automatisierung

13:53 aussehen kann im Marketing, Marketing Personalisierung ist ein USC, den wir mit Snipkey bei der OMR Messe hatten. Wir hatten an unserem Messestand so richtige Oldschool Plastik Kassetten,

14:04 Musikkassetten, das sind die, die man im Walkmain steckt. Ich hatte tatsächlich ein eine Person, die an den Stand kam und mich gefragt hat, was das ist. Daran sieht man schon mal wis, wie alt wir

14:15 sind, Benny. Und so zwei andere Kids, die meinten, ja kannst mit Videos abspielen. Sie wussten schon, irgendwas kann man mit abspielen, aber dass es Musik ist, wussten sie nicht. Aber Long

14:23 Story Short, es geht uns ja darum mit Snipkey Unternehmen von der Vergangenheit in die Zukunft zu bringen. Das war das Theme. Wir haben die Kassetten genommen, haben natürlich da

14:31 auch noch ein KI drauf gespielt. Also man konnte sie wirklich abspielen, aber wir hatten und also darum ging es dann eigentlich in QRcode auf dieser Kassette. Man konnte sie abspielen. Ich

14:40 kann sie doch in meinem Auto abspielen, aber sonst Ja, du hast auch ein cooles Oldscho Auto. Ich müssen wir irgendwann mal so ein Bild einblenden von Benny coolen Bands.

14:49 Genau. Und wenn du diesen QR-Code abgescannt hast und das war vergangenheit in die Zukunft, bist du auf eine Seite bekommen gekommen, da konntest du deinen Vornamen, Nachnamen

14:57 und die Business E-Mailadresse eingeben. Das ganze war Windows 95 Design äh dargestellt. Sah cool aus Kassette passend zur Kassette und so irgendwie Oldschool. Ja, und dann haben wir diese

15:07 Information über ein Webhook an Clay geschickt. Clay ist auch noch mal ein sehr cooles Tool. Da sprechen wir vielleicht noch mal, wenn wir dann eine Folge mit Focus B2B Vertrieb machen

15:18 drüber. Clay ist im Prinzip ein Tool, da geht die Information rein vorn nach einem E-Mailadresse und über die Domain versteht dann Clay, welches Unternehmen das ist, findet alles mögliche über die

15:29 Person raus und über das unternehmen. Erstellt dann Verbindung über Webflow, was das so ein Websiteebilder ist, automatisiert eine Webseite für diese Person mit einer

15:42 personalisierten Ansprache, die quasi wirklich dann widerspiegelt, wer die Person ist, was sie macht, wo sie arbeitet, was sie für Aufgaben hat. und erklärt dann quasi die drei Angebote von

15:51 Zipki, die Plattform, den KI Führerschein, die Kompetenzschulung maßgeschneidert quasi auf das Unternehmen und die Person und das ganze voll automatisiert und dann geht die

16:00 letzte Info über ein Airtable und ein Gmail Modul wird dann eine personalisierte E-Mail geschrieben mit dem Link zu dieser personalisierten Landing Page. Das ganze dauert ca. 5

16:10 Minuten. Ach so, brauchst du nach erzählen. 5 Minuten. Das dauert ca. 5 Minuten bis diese ganzen Enrichments und KI ja Textbausteine erstellt werden und die Webseite gepublished ist und so

16:20 weiter. Der Prozessor aus 5 Minuten, dann kriegst du eine E-Mail und sag, hier ist dein persönlicher Link zu deiner Webseite, da findest kostenlos Nipke Kidrauf. Also ein weiterer

16:29 Beispiel, weiteres Beispiel dafür, was eigentlich alles heute möglich ist mit Automatisierung in Verbindung mit äh mit KI Integration. Spannend. Haben wir das Thema damit erschlagen? Ich glaube

16:41 erschlagen nicht, weil ich glaube das Thema Automatisierung ist so spannend und könnte unendlich weitergehen. Ich glaube, wir wollten vor allem heute so ein bisschen inspirieren, auch äh zum

16:52 Nachdenken anregen, wo habe ich denn eigentlich Task, die ich umsetzen kann und mal die wichtigsten Tools nennen mit Make und Sapia und auf N8N gehen wir dann bei dem Thema Agenten noch ein

17:02 bisschen weiter ein und ähm ja, damit würde ich sagen, sind wir am Ende. Vielleicht noch der der Aufruf an euch bei setzt euch mal hin bei euch im Team, plottet mal einmal eure Prozesse runter,

17:14 schaut was sind repetitive Aufgaben, was sind auch Aufgaben, die über verschiedenen Menschen im Team oder äh auch im Unternehmen irgendwo Schnittstellen haben und guckt, wie ihr

17:24 das automatisieren könnt und fangt einfach an. Ja, und es ist tatsächlich keine Angst, auch wenn sich das alles ultra komplex und schwierig anhört. Nakedot kann und auch Sapia und auch NFN

17:35 kann man alles lernen. Schaut euch Tutorials an. Ihr findet viel im Internet dazu. Ihr könnt auch bei Snipkey vorbeischauen. Wir haben auch Tutorials dazu, die euch die ganzen

17:43 Basics beibringen. Keine Angst, immer diese Werbeblöcke hier. keine immer diese Werbeblöcke. Shameless Blug muss auch mal sein. Ähm ja, hoffentlich habt ihr bisschen was mitgenommen. Setzt euch

17:55 dran, wie Benny sagt, und schreibt gerne auch mal unter die Episode, was ihr umsetzt, was ihr vielleicht heute schon macht, was ihr jetzt angreifen oder an, ja, euch annehmen wollt und

18:05 liked wie immer die Episode, folgt uns, kommentiert, teilt den Coin Intelligence Podcast und wir sehen uns nächste Woche mit dem Thema Agenten, nicht James Bond,

18:17 sondern KI Agenten. Bis dahin, ciao. Bis dahin. Cointelligence ist eine Produktion von The Key Academy. Zusammenarbeit mit Snipkey produziert bei Studio Co in Berlin. Produktion und

18:28 Regie Christina Manuele, Fuat Sebadli und Elias Frobel. Creative Director Lukas Schelter. Redaktion und Moderation Benjamin Wüstenhagen und Moritz Heininger. Abonniere uns auf Spotify,

18:41 Apple Podcasts oder YouTube. Danke fürs Zuhören.